學校物業後勤電腦文件整理

Ⅰ 教你如何整理電腦上的文件和文件夾資料

1、桌面圖標歸類：

用電腦的時候，首先一看到的就是桌面，如果桌面一堆快捷鍵，一看到心情就會不好，更別說用電腦了，整個人心情都會很煩。所以，可以把桌面面的快捷鍵，歸好類，以後打開的時候，去相應的文件夾裡面打開，這樣會很清爽了。

Ⅱ 電腦文件分類整理方法

1、按類別。對於不同模塊的資料，建立不同的文件夾，存放相應的資料。這個是最為普遍的做法，我想說的在命名上的小技巧：【加序號】！根據重要程度、使用頻率等情況，將常用的文件夾靠前一些，而且對比下面2圖，加上序號的看起來會很有條理性。

2、按時間。比如年份、月度、周次等，適用於一些常規、按固定時間發生的工作資料整理，如考勤、周報等等。

3、按名稱+時間。加上時間的好處是便於區分，另外以後找資料看起來一目瞭然。如下圖，如果我命名為「新員工培訓1、新員工培訓2……」，日後需要找5月18日的資料，想想就知道多不方便了。

4、按發展邏輯順序。如下圖，舉辦一次培訓活動，總體而言有3個階段：培訓前、中、後三個階段的准備工作，我們以此邏輯順序為根據整理資料也是很清楚的。

5、按姓名+文件名稱（+時間）。有的資料是按個人來區分的，這里我的建議是將人名提前！！有的人習慣是「文件名稱+姓名」，這樣做是不提倡的。因為我們肯定是將一個類型的文件放在一起，區別僅僅在於人，將人名放前面更方便區分，另外，如果文件名稱過長呢，不能完全顯示，人名在後區分就更加不便。根據需要，還可以加上時間。

6、按文件名稱+編號。有些文檔存在多次修改校對的情況，在後面加上編號以示區分，如下圖名稱+「_V2」這種方式比簡單加個數字看起來是不是高級、專業不少？

Ⅲ 如何進行物業管理文書材料的歸檔整理

正在辦理或暫不辦理的案卷和項目未完成的文件材料，不屬歸檔范圍。 根據收集、積累的物業文書進行歸類整理如下： （1）物業清冊：全面反映所有物業單元的自然狀況及權屬狀況的文書材料。包括房屋的棟數、戶數、面積、結構、完損情況、產權歸屬、使用性質等文件材料等； （2）物業維修材料，物業中各單元在進行維修時所產生的一系列文書材料。包括單元范圍內的維修申請審批表、工程預決算表、用料單、施工圖、驗收證明材料，公共范圍內的維修、大修材料歸入基本建設檔案內等； （3）物業租賃材料，物業管理部門在開展租賃業務時所形成的原始的文書材料。包括租賃審批表、租賃合約、計租表、租金繳交情況表、租賃雙方身份證明材料、租賃房屋產權證明材料等； （4）業主、住戶資料，反映物業中各單元的業主及住戶的具體情況的文書材料。包括房屋交吉單、樓房驗收交樓表、住戶入住合約、業主身份證復印件、用戶情況登記卡（表）、房屋裝修申報表、發證情況登記表戶主類型（業主或租戶）等。 （5）工程技術檔案資料（含產權）：規劃圖紙、項目批文、用地批文/ 建築許可證、投資許可證、開工許可證/ 拆遷安置資料/ 竣工總平面圖/ 地質勘察報告、開竣工報告、圖紙會審報告/ 工程合同、工程預決算/ 工程設計變更通知/ 竣工圖（單體建築、結構及隱蔽工程竣工圖，消防、燃氣等工程及地下管網竣工圖）/ 房屋消防、燃氣竣工驗收證明書/ 主要材料質量保證書，新材料、購配件的簽訂合同證書/ 水、電、消防等設備的檢驗合格證書及設備技術資料/ 砂漿、混凝土塊試壓報告/ 綠化工程竣工圖；各類房屋清單/ 出售房屋的產權范圍或成本核算清單/ 公用設施設備及公共場地清單；未完工房屋公用設施設備及公共場地的竣工日期/ 產權方面的資料/ 其他工程技術資料。 （6）服務檔案資料：服務檔案，一般又可細分為業戶服務檔案、裝修檔案、維修檔案、治安交通管理檔案、設備設施管理檔案、綠化清潔管理檔案、社區文化檔案等資料。 （7）業主及住戶服務檔案：業戶意見調查、統計結果；業戶接待記錄；業戶投訴及處理記錄；回訪記錄等/ 裝修檔案資料：二次裝修申請表、裝修責任書；施工企業資質證明、裝修人員登記表；室內裝修設計平面圖；裝修竣工圖等/ 維修檔案資料：維修申請記錄、回房記錄；維修派工單；公共設施巡檢記錄等/ 治安交通管理檔案：巡檢記錄、交接班記錄、值班記錄、巡邏路線；日常抽檢記錄、查崗記錄、閉路電視監控系統錄像帶；進出人記錄、應急處理記錄；車輛管理記錄、車輛詳細資料等/ 設備設施管理檔案：公用設備設施維修保養計劃；公用設備設施維修保養記錄；機電設備運行、巡查記錄；設備分承包方資料；公用設備設施台賬及更新記錄等/ 綠化清潔管理檔案，清潔班檢記錄、周檢記錄；綠化工作記錄、檢查記錄；消毒、殺蟲記錄、綠化病蟲害檢查記錄等；社區文化檔案：社區文化創建構想、組織活動計劃及實施情況記錄/ 社區文化活動圖片等記錄內容；傳媒報道資料；文化活動場所、設施台賬及使用記錄等。（以上初步形成的文書材料，經確定為沒有查考價值或利用價值的不列入檔案范圍。） （8）其他管理檔案：在物業管理日常工作中形成的一些公務性、行政性、指導性的管理文件資料。

Ⅳ 如何將電腦文件歸檔，電腦文件歸檔方法

整理文件技巧如下：
不要保存不必要的文件。
給文件和文件夾統一命名。
把有關的文件存在一起，而不去管他們的格式。
把在做的項目和已經完成的項目分開來。
不要讓文件夾里裝得太滿。
記得備份文件歸檔系統。
再強調一遍：這個聽起來有點枯燥，但是很重要。
按日期整理文件。這樣可以幫你在不點開文件夾的情況下確定那個文件是最近的
合理運用」記事本「文件標記和說明。